Термином «СЭД» называется система автоматизации ряда коммерческих процессов, которая упрощает работу по взаимодействию с файлами, задачами, электронными карточками различных документов. К основным возможностям программы следует отнести следующие пункты: формирование, маршрутизация, каталогизация, хранение, сортировка, поиск документов; установка и контроль за выполнением конкретных задач; отправка информационных уведомлений. СЭД позволяет наладить обмен данными между сотрудниками. Поддерживается передача файлов в форматах *.docx, *.xlsx, *.pptx, *.txt, *.pdf и др. Внедрена технология наложения электронной цифровой подписи, подтверждающей создание юридически значимых документов. Имеется возможность для формирования архива в электронном виде.
Области практического использования СЭД
Технологию электронного документооборота активно используют в IT-структурах средних и крупных субъектов. Это позволяет быстро решать ряд задач компании. Использование СЭД — это:
— управление всем документооборотом;
— наблюдение за выполнением поставленных перед сотрудниками задач;
— обеспечение защиты информации;
— межсистемная интеграция в целях обмена данными;
— анализ, учёт и закрепление бизнес-процессов;
— установление показателей эффективности для отдельных сотрудников и структурных подразделений;
— создание и развитие системы проектирования, исполнения и контроля за бизнес-процессами.
Достоинства СЭД для руководителей и сотрудников
СЭД позволяет упорядочить работу над рядом процессов внутри компании. У созданных документов автоматически формируется workflow, а каждый из сотрудников понимает, какова его ответственность в рамках той или иной процедуры. Руководитель же получает в свои руки широкий инструментарий контроля за ходом операций, постановки задач и т.д. Достоинством СЭД, в частности, являются интуитивная система поиска и детализированные функции формирования отчётности.
Использование СЭД предполагает получение сразу нескольких преимуществ:
— уменьшение затрат на обслуживание техники в офисах;
— увеличение полезной площади путём отказа от систем хранения бумажных документов;
— сокращение персональных трудовых затрат;
— уменьшение риска потери данных;
— увеличение скорости документооборота между структурными подразделениями;
— контроль за авторством и редакциями отдельных документов.
СЭД — оптимальное решений для множества компаний
Использование электронного документооборота позволяет по-новому взглянуть на внутренние процессы. Упрощается календарное планирование, загрузка персонала становится оптимальной, улучшается работа со структурными подразделениями. СЭД позволяет уменьшить затраты и сэкономить ресурсы компании. Внедрение такой системы может быть проведено с помощью привлечения IT-специалиста, обладающего навыками администрирования схожих систем и умеющего работать с BPMN-нотациями. Если компания обладает таким сотрудником — внедрение системы может быть произведено без привлечения специалистов со стороны вендора. Оптимальным вариантом становится работа СЭД в рамках одного IT-ландшафта с учётными (ERP/HR) и другими системами (кадровыми и т.д.).
Оставить комментарий